「どこの修正ですか？」を減らす、イベント図面の顧客共有

「右側の机を少し移動してください」。短い依頼でも、机が何台もある図面では、どの机かを確認するやり取りが必要になります。さらに、担当者と顧客が違う版を見ていると、修正の意図を読み違えることもあります。

図面の打ち合わせでは、見る版、修正する場所、回答してほしい内容をそろえることが大切です。セツエイAIの共有リンクと位置コメントを使って、確認の行き違いを減らす進め方を紹介します。

1. 共有する前に、図面を保存して版を決める

セツエイAIの共有リンクは、指定した図面の版に固定されます。担当者が作業中の図面を変更しても、顧客が既存のリンクで見る図面は、そのリンクが示す版のままです。何を確認してもらったかがわかる一方、新しい案を確認してもらう際は、その版の共有リンクを用意する必要があります。

まず検証エラーを確認して通常保存を行い、共有する版を決めます。未保存の変更や下書きのままで顧客の確認を進めず、打ち合わせの対象になる図面をそろえましょう。

2. 確認期間に合う有効期限を設定する

共有リンクの有効期限は、1・3・7・14・30・90日間、または無期限から選べます。必要に応じて閲覧パスワードも設定できます。回答をもらう時期と、リンクを閲覧できる期間を合わせておくと、確認の途中で期限が切れる行き違いを防ぎやすくなります。

図面に含めた情報は、閲覧者が目にするものです。価格と顧客の連絡先は共有画面から除かれますが、図面中のラベルや手書きなどにも、相手に見せてよい情報だけを記載します。確認が終わったリンクや不要になったリンクは、失効させて整理できます。

3. 修正箇所は、図面上の位置と一緒に伝える

共有画面では、場所を指定して位置コメントを残せます。手書きの線を添付することもできます。設備を囲んだり、変更したい範囲を示したりすると、文章だけでは特定しにくい場所を伝えやすくなります。

コメントには、場所に加えて希望する変更と、その理由を書きます。例えば、受付付近を指定して「待機列の場所を確保したいので、受付用の机を入口から離した案を確認したい」と残せば、担当者は移動の目的を踏まえて検討できます。

• 「机を移動」だけでなく、どの机を、何のために動かすかを伝える。
• 向き、数量、場所など、変更したい要素を分けて書く。
• 複数箇所の修正は、場所ごとにコメントを残す。
• 手書きだけで意図が伝わりにくい場合は、短い説明も添える。

共有画面の2D図面では位置を、3D表示では設備の高さや向きのイメージを確認できます。3D表示は簡易モデルなので、現地の見え方や仕上がりを保証するものではありません。寸法の判断は2Dの図面情報と会場条件に戻って確認しましょう。

4. 修正したら、回答が必要な点を添えて共有し直す

コメントを受けた担当者は、修正内容を図面へ反映します。その後、検証結果、設備数量、見積もりへの影響を確認して新しい版を保存し、その版の共有リンクを案内します。移動や追加が別の設備に影響する場合は、関連する変更も伝えておきます。

受付の机を入口から離し、待機場所を広げた案です。机の数量は変更していません。受付位置と、奥のブースへの進みやすさをご確認ください。

このように、変更点と確認事項を短くそろえると、相手が回答する内容が明確になります。共有コメントは打ち合わせの記録として役立ちますが、コメントが付いたことだけで最終承認が完了したと受け取らず、了承の回答や社内の承認手順も確認してください。